锡编办内发〔2012〕1号

 

无锡市机构编制委员会办公室

关于印发《无锡市机构编制委员会办公室公文处理办法》的通知

 

各处：

     《无锡市机构编制委员会办公室公文处理办法》已经市编办领导同志同意，现印发给你们，请遵照执行。            

 

                                                 无锡市机构编制委员会办公室

                                                     2012年4月26日

 

 

 

无锡市机构编制委员会办公室公文处理办法

 

第一章  总  则

     第一条  为使公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理的质量和效率，根据《中国共产党机关公文处理条例》和省、市公文处理的有关规定，结合工作实际，特制定本办法。

第二条  市编办机关的公文，是市编办在履行职能过程中形成的具有特定效力和规范格式的文书，是指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。

第三条  公文处理是包括公文拟制、办理、管理、立卷归档在内的一系列衔接有序的工作。

第四条  公文处理应当坚持实事求是、按照行文机关要求和公文处理规定进行的原则，做到准确、及时、安全、保密。

第五条  市编办公文处理中的协调和指导工作由综合处负责。

 

• 公文种类

     第六条  市编办机关公文种类主要有：

（一）意见  用于对重要问题提出见解和处理办法。

（二）通知  用于传达上级指示、任免干部、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级办理和有关单位共同执行或周知的事项。

（三）通报  用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。

（四）报告  用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。

（五）请示  用于向上级机关请求指示、批准。

（六）批复  用于答复同级部门或下级机关的请示。

（七）规定  用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

（八）函  用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。

（九）会议纪要  用于记载会议主要精神和议定事项。

 

• 公文格式

第七条  市编办机关公文由版头、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、主题词、抄送机关、印刷版记组成。

（一）版头  由市编办机关全称加“文件”二字或者加括号标明文种组成，用套红大写居中印在公文首页上部。联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布。

（二）发文字号  由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成，标注于版头下方居中或者左下方。联合行文，一般只标明主办机关的发文字号。

（三）签发人  上报公文应当在发文字号右侧标注“签发人”，“签发人”后面标注签发人姓名。

（四）标题  由发文机关名称、公文主题和文种组成，位于发文字号下方。

（五）主送机关  主要受理公文的机关。主送机关名称应当用全称或者规范化简称或者同类型机关的统称，位于正文上方，顶格排印。

（六）正文  公文的主体，用来表述公文的内容，位于标题或者主送机关下方。

（七）附件  公文附件，应当置于主件之后，与主件装订在一起，并在正文之后、发文署名之前注明附件的名称。

（八）发文机关署名  应当用全称或者规范化简称，位于正文的右下方。

（九）成文日期  一般署会议通过或者领导人签发日期；联合行文，署最后签发机关领导人签发日期。成文日期应当写明年、月、日，位于发文机关署名右下方。

（十）印章  除会议纪要和印制的有特定版头的普发性公文外，公文应当加盖发文机关印章。

（十一）主题词  按上级机关的要求和《公文主题词表》标注，位于抄送机关上方。

（十二）抄送机关  指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和不相隶属机关。抄送机关名称标注于印制版记上方。

（十三）印制版记  由公文印发机关名称、印发日期和份数组成，位于公文末页下端。

第八条  市编办机关公文版头的主要形式及适用范围：

（一）《无锡市机构编制委员会文件》主要用于以市编委名义向省编委、省编办报告、请示工作和呈报意见；以市编委名义通知有关事项，批转下级机关的重要报告、请示。

（二）《无锡市机构编制委员会办公室文件》、《无锡市机构编制委员会办公室（××）》主要用于以市编办名义发布本部门职权范围内的事项，向上级机关报告、请示工作。

 

• 行文规则

第九条  行文应当确有需要，注重实效，坚持少而精。可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短。

第十条  行文时要根据文件内容和实际工作需要，确定分发范围和印发数量。

第十一条  行文关系根据各自的隶属关系和职权范围确定。

（一）向上级机关行文，应当主送一个上级机关；如需其他相关的上级机关阅知，可以抄送。不得越级向上级机关行文；因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送被越过的上级机关。

（二）视工作需要，与其他同级机关之间必要时可以联合行文。

（三）不相隶属机关之间一般用函行文。

第十二条  向上级机关请示问题，应当一文一事，不应当在非请示公文中夹带请示事项。请示事项涉及其他部门业务范围时，应当经过协商并取得一致意见后上报；经过协商未能取得一致意见时，应当在请示中写明。

 

第五章  公文起草

第十三条  起草公文应当做到：

（一）符合国家的法律、法规及机构编制管理有关规定，完整、准确地体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）观点明确，条理清晰，内容充实，结构严谨，表述准确。

（三）开门见山，文字精练，用语准确，篇幅简短，文风端正。

（四）文种、格式使用正确。

第十四条  公文文稿由各处室按职责分工撰拟。

第十五条  起草重要公文应先进行调查研究和充分论证，征求有关部门意见。

 

第六章  公文校核

第十六条  公文由业务处室初次校核，综合处进行二次校核；根据规定需要法核的文件由综合处进行法核。公文校核的内容是：

（一）报批程序是否符合规定；

（二）是否确需行文；

（三）内容是否符合机构编制管理工作的方针、政策、规定；

（四）涉及有关部门业务的事项是否经过协调并取得一致意见；

（五）所提措施和办法是否切实可行。

第十七条  文稿如需作修改，应当与原起草处室协商或请其修改。

第十八条  已经领导人审批过的文稿，在印发之前应再作校核。经校核如需作涉及内容的实质性修改，须报原审批领导人复审。

 

第七章  公文签发

第十九条  公文须经编办领导审批签发。以市编办名义上报、下发或联合会签的公文，由编办主任签发；编办主任外出时，可由主任授权副主任签发。签批公文，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和日期。

第二十条  拟稿发文，应填写《无锡市机构编制委员会文稿》、《无锡市机构编制委员会办公室文稿》呈批单。公文在送领导审批签发前，由分管领导负责审核。

第二十一条  发文前，综合处需对公文的审批手续、文种、格式等进行复核，确定发文字号，通过电子公文或缮印公文的形式分发至有关单位。

 

• 收文办理

第二十二条  收文办理包括公文的签收、登记、拟办、传阅、承办和催办等程序。

（一）签收  公文由综合处负责签收，急件应当注明签收的具体时间。

（二）登记   公文签收后，由综合处分类登记，登记应当将公文标题、密级、收文字号、发文机关、成文日期、主送机关、份数、收文日期及办理情况逐项填写清楚；要将办件、阅件和简报等分开，避免该办的来文漏办。

（三）拟办  综合处对需要办理的公文提出初步办理意见，并提供必要的背景材料，送领导人批示。

（四）传阅  综合处根据领导人批示或者授权，按照一定的程序将公文送有关领导阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文的去向，避免漏传、误传和延误。

（五）承办  主办处室对需要办理的公文进行办理。凡属承办处室职权范围内可以答复的事项，承办处室应当直接答复呈文机关；凡涉及其他部门业务范围的事项，承办处室应当主动与有关部门协商办理；须报请领导审批的事项，承办处室应当提出处理意见并代拟文稿，一并报请领导审批。

（六）催办  综合处对公文的承办情况进行督促检查。对紧急或者重要公文应当及时催办，对一般公文应当定期催办，并随时或者定期向领导人反馈办理情况。

第二十三条  公文处理过程中，应当使用符合存档要求的书写材料。需要送请领导人批阅的传真件，应当复制后办理。

第二十四条  秘密公文应当通过机要交通（或机要通信）传递。

 

• 公文立卷归档和处理

    第二十五条  业务处室在公文办理完毕后，应当将公文的定稿、正本和有关材料交给综合处，由综合处统一保管归档。个人不得保存应当归档的公文。

    第二十六条  综合处应于每年的第一季度对市编办机关上年度形成和接收的不具备归档和存查价值的公文进行清理、集中，并送定点机构予以销毁。

 

• 附  则

第二十七条  本办法由综合处负责解释。

第二十八条  本办法自2012年5月1日起施行。